Phase Elektronik: Von Excel zum Wettbewerbsvorteil in 3 Tagen
Phase Electronics stellte seinen Angebotserstellungsprozess in nur drei Tagen von manuellen Excel-Abfragen auf die integrierte Softwarelösung von CalcuQuote um. Die Umstellung reduzierte die Angebotszeit von zwei Stunden auf 10-15 Minuten für eine 100-zeilige Stückliste und befähigte einen Ingenieur, die Angebotserstellung neben seinen Hauptaufgaben zu übernehmen. Mit einem Anstieg der Anfragen von unter 200 im Jahr 2024 auf voraussichtlich 250 im Jahr 2025 lässt sich Phase nun mühelos skalieren, ohne dass zusätzliche Mitarbeiter eingestellt werden müssen.
Über Phase Electronics Inc.
Phase Electronics Inc. ist ein in den USA ansässiger Anbieter von Elektronikfertigungsdiensten (EMS), der für sein technisches Fachwissen, die Qualität seiner Produkte und seine Flexibilität bei der Reaktion auf die Kundennachfrage bekannt ist. Angesichts der zunehmenden Verlagerung der Produktion in andere Länder und des Rückflusses von Anfragen nach Nordamerika hat sich Phase so positioniert, dass es durch schnelle Anpassung und schlanke Abläufe Aufträge gewinnen kann.
Größe des Unternehmens
Kunde
Eingesetzte Produkte
Standort
Herausforderungen
Vor CalcuQuote verließ sich Phase auf einen rein manuellen Ansatz für Angebotserstellung und Einkauf.
- Manuelle Suche nach Teilen auf den Websites von Octopart, DigiKey, Mouser und anderen Händlern
- Kopieren und Einfügen von Preisen und Lieferantendaten in Excel-Tabellen
- Stundenlanges Erstellen von Angeboten selbst für mittelgroße Stücklisten
Schmerzpunkte:
- Eine 100-zeilige Stückliste erforderte ~2 Stunden für die Preiskalkulation
- Bei steigender Nachfrage riskierte das Unternehmen, 1-2 neue Mitarbeiter einstellen zu müssen, nur um das Angebots- und Einkaufsvolumen zu bewältigen.
- Jede Abwesenheit in der Rolle des Einkäufers führte zu einer Unterbrechung des gesamten Prozesses.
- Der Prozess war anfällig für menschliche Fehler und verpasste Chancen
Zielsetzung
Phase benötigte eine Lösung, die:
- Verkürzung der Durchlaufzeit von Angeboten , um wettbewerbsfähig zu bleiben
- die Kapazität ohne zusätzliches Personal zu erhöhen
- Schnelles Onboarding für Mitarbeiter, die nicht im Einkauf tätig sind
- Beschleunigung der Übergänge zwischen Angebot und Kauf
- Verbesserung der Genauigkeit und Reduzierung manueller Fehler
Lösung und Umsetzung
Scott Regnier, der Prozessingenieur bei Phase Electronics, wurde gebeten, die Angebotsabgabe und den Einkauf zu übernehmen, während der Haupteinkäufer fünf Wochen lang im Urlaub war. Scott erkannte den erheblichen Zeitaufwand, der mit dem manuellen Nachschlagen jeder Position in einer Stückliste verbunden war, und suchte nach Lösungen und entdeckte CalcuQuote.
Die Implementierung verlief bemerkenswert reibungslos und schnell.
- Montagmorgen: Anfrage auf der Website von CalcuQuote eingereicht
- Noch am selben Tag: Verkaufsdemo geliefert und alle Fragen beantwortet
- Bis Donnerstag: Konto live, Onboarding abgeschlossen, erstes Angebot versandt
- Schulungszeit: Ein paar Stunden - genug für Scott, einen Ingenieur ohne vorherige Erfahrung in der Angebotserstellung, um neben seinen technischen Aufgaben genaue Angebote zu erstellen
Wichtige Arbeitsabläufe wurden eingeführt:
- DieIntegration von Live-Preisen ersetzte das manuelle Abrufen von Händlerdaten
- Rationalisierung der Angebotserstellung bis hin zum Einkauf, wodurch die erneute Eingabe in die Lieferantenkartei entfällt
- Automatisierte PO-Erstellung und Bestellung über APIs
- Einfacher Vergleich von Angebots- und Einkaufspreisen zur Sicherung der Gewinnspannen
Scott Regnier, ein Verfahrenstechniker ohne Vorkenntnisse im Bereich der Angebotserstellung, wurde in nur wenigen Stunden geschult und begann, neben seiner technischen Arbeit auch Anfragen zu bearbeiten.
Ergebnisse
Zeitersparnis
- Reduzierung der Angebotszeit von 2 Stunden auf 10-15 Minuten für eine 100-Zeilen-Stückliste
- Ein Angebotsersteller erledigt jetzt die Arbeit von 2-3 Mitarbeitern
- Nahtloser Übergang vom Angebot zum Kauf spart zusätzliche Stunden
Skalierbarkeit
- Im Jahr 2024 hat Phase knapp 200 RFQs verarbeitet.
- Im Jahr 2025 sind 250 Anfragen geplant, die mit demselben schlanken Team bearbeitet werden.
Wettbewerbsfähigkeit der Kunden
- Schnellere, präzisere Angebote verbessern die Gewinnrate
- Vermeidung zusätzlicher Einstellungen, Steigerung der Rentabilität
Zukünftige Pläne
Sind Sie an demselben Erfolg interessiert?
Wir haben mehr als 10 Jahre Erfahrung im Bereich EMS. Wir freuen uns, Ihnen eine kostenlose Demo anzubieten und Ihnen bei der Erreichung Ihrer Geschäftsziele zu helfen.